営業支援タブレット・
電子サイン
紙の契約業務を、
訪問先で完結する手続きへ。
訪問営業（訪問販売）や窓口での申込・確認・電子サインを、タブレットでその場で完結します。署名済みの申込書はPDFとして保管できるため、紙の正副の管理、印刷、郵送、バインダーや倉庫での保管の負担を減らせます。さらに、申込内容をデータとして社内の処理に使うことで、持ち帰ったあとの再入力や転記ミスも減らします。紙を減らすだけでなく、契約後の事務処理まで軽くする仕組みです。
署名の前に、同じ画面で確かめる
- サービス・料金・工事方法・初期費用・開始時期を画面に表示
- 担当者と利用者が同じ内容を見ながら確認
- 重要事項を読める大きさで示し、質問や訂正の機会を残す
契約後の事務処理を減らす
- 持ち帰った申込書を、事務所で再入力する手間を減らす
- 必須項目のチェックで、日付・署名・チェックの漏れを防ぐ
- 不備の確認のために、営業やお客様へ問い合わせ直す回数を減らす
あとから追える記録を残す
- 誰が、いつ、どの内容を確認して手続きしたか
- 説明した文書の版、署名の時刻、修正の履歴
- 利用者へ渡す控えの扱いも業務に合わせて決める
契約後の流れが、ここまで変わる
紙の申込書では、訪問先で書いてもらったあとにも、多くの手作業が続きます。タブレットなら、確認とサインまでをその場で済ませ、申込内容をそのまま社内の処理に使えます。
紙の申込書
- 訪問先で記入してもらう
- 会社に持ち帰る
- 事務担当が内容を確認する
- 基幹システムや顧客管理へ再入力する
- 不備があれば営業へ確認する
- 必要ならお客様へ再確認する
- 印刷・保管・郵送する
営業支援タブレット
- 訪問先で入力する
- お客様と同じ画面で内容を確認する
- 電子サインをもらう
- 署名済みの申込書をPDFで保管する
- 申込内容を社内の処理にそのまま使う
減らせる手間とコスト
| 項目 | 減らせるもの・良くなること |
|---|---|
| 紙の契約書 | 正副の紙、会社控え、お客様控え、代理店控えなどを減らせる |
| 印刷 | 用紙代、インク・トナー代、コピー代を減らせる |
| 保管 | バインダー、キャビネット、倉庫、年度別のファイル管理を減らせる |
| 郵送 | お客様控えや社内書類の郵送の負担を減らせる |
| データ入力 | 紙を見ながら社内システムへ再入力する時間を減らせる |
| 転記ミス | 手入力による住所・氏名・契約内容の誤りを減らせる |
| 記入漏れ | 必須項目のチェックで、日付・署名・チェックの漏れを防げる |
| 探しやすさ | 署名済みのPDFを顧客ごとに紐付けて保管するので、顧客名や契約からすぐに探せる |
| 処理の速さ | 訪問後の持ち帰り、スキャン、確認戻しが減る |
| 管理のリスク | 紛失、劣化、持ち出し、保管場所不足のリスクを下げられる |
※契約の種類や社内の決まり、取引先の運用によっては、紙の書類が一部残る場合があります。どの書類を電子化できるかは、導入前に一緒に確かめます。
主な機能
申込入力
訪問先や窓口で、サービスや料金プランを選びながら申込内容を入力します。必須項目のチェックで、記入漏れを防ぎます。
内容確認
選んだ内容と費用を一覧で表示し、利用者に確認してもらってからサインへ進みます。
電子サイン・PDF保存
タブレットでサインを受け付け、署名済みの申込書をPDFとして保存します。
Minutes Coreとの連携
申込書を顧客・契約情報と結び付け、工事手配・視聴制御・請求へ情報を引き継ぎます。
導入の進め方
- 対象の申込を決める
件数の多い申込を一つ選び、現在の手順と時間を確かめます。
- 画面と記録を設計する
確認する項目、本人確認の方法、残す記録、控えの渡し方を決めます。
- 例外も含めて試す
契約者の不在、通信の切断、料金の変更などのケースも試します。
- 本番・改善
差し戻しや再入力の件数を見ながら、運用と画面を改善します。
※電子署名法上の要件は、対象の手続きと必要な記録を確認したうえで個別に設計します。
よくあるご質問
画面にサインすれば、法律上の電子署名になりますか？
画面に手書きのサインが残ることと、電子署名法上の「電子署名」の要件を満たすことは同じではありません。対象の手続きごとに、本人確認の方法や必要な記録を確認したうえで設計します。
どの申込から導入すればよいですか？
件数の多い申込を一つ選び、紙の記入から社内登録までにかかる時間や差し戻し件数を確かめるところから始めることをおすすめしています。
契約者が不在のときや、その場で決められないときは？
無理にサインを完了させず、保留・再説明・差し戻しができる手順を業務に合わせて用意します。導入前に、こうした例外のケースも含めて試します。
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現場の知見
電子サインを導入する前に、確かめておきたい観点をまとめています。
