担当者が退職したAccess、何から調べるべきか

最初にファイルと利用者を把握する

本番で使うファイルの場所、コピーの数、利用する人、起動するPC、外部のExcelや共有フォルダーとの接続先を確認します。同じ名前のファイルが複数あれば、最終更新日時だけで本番と決めつけず、実際の利用者と照合します。調査前にバックアップを取り、作業用のコピーで中身を確認します。

画面から業務の流れをたどる

日々の入力画面、検索、帳票の出力を利用者と一緒にたどり、どの操作がいつ必要かを記録します。その後でテーブル、クエリ、フォーム、レポート、VBA、リンク先を調べます。画面共有だけでも手順の聞き取りはできますが、データ構造や隠れた自動処理の確認にはファイルや実行環境の調査が要ります。

変更してよい範囲を先に決める

棚卸しの結果、業務に直結する処理と、今は使われていない処理を分けます。売上や在庫を集計する式は、過去の帳票と突き合わせて意味を確かめます。仕様が分からない状態で一括修正すると、画面上は動いても集計結果だけ変わることがあります。

引き継げる形を残す

全機能を一度に文書化するより、毎日使う操作、重要なデータ、エラー時の連絡と復旧手順から残します。修正のたびに変更箇所と確認結果を追記すれば、次の担当者が調査を最初から繰り返さずに済みます。