Excel（エクセル）の改修を依頼する前に ― よくある7つの困りごとと、準備しておくこと
長年使ってきたExcel（エクセル）のマクロや管理表。「動かなくなった」「作った人がいない」「どれが最新か分からない」と感じたら、改修を考える時期かもしれません。よくある困りごとと、外部に改修を頼む前に知っておきたいことを整理しました。
この記事のポイント
- Officeの更新やフォルダの移動で動かない、属人化、転記ミス、ファイルの乱立など、よくある困りごとは7つ。
- 多くは、今のExcelを活かしたまま改修で直せる。同時入力やデータ量が増えた場合は、データベース化も選択肢。
- 依頼の前に、ファイル一式・困っている手順・エラーの画面・Officeの種類をそろえておくと早い。
こんな困りごと、ありませんか
Excelの改修のご相談で、よくうかがう困りごとは次の7つです。一つでも当てはまれば、今の仕組みを見直すきっかけになります。
1．Excelや電話、紙、メールでの管理に限界を感じている
受付は電話とメール、記録は紙とExcel。情報があちこちに分かれていると、探す・確かめる・写すという作業が増えていきます。件数が少ないうちは回っていても、仕事が増えると急に苦しくなります。
2．書類の作成など、転記作業が多くミスが発生してしまう
同じ内容を、見積書、請求書、台帳へと何度も写していると、どこかで写し間違いが起こります。確認の手間も増え、ミスを見つけたときの手戻りも大きくなります。
3．作業が属人化していて、引き継ぎや共有に問題がある
マクロや数式を作った人しか仕組みが分からない。その人が休んだり、異動や退職をしたりすると、直せる人がいなくなります。「このファイルは触らないで」と言われているものは、要注意です。
4．パッケージだと自社の運用に合わないが、カスタマイズすると高額になる
市販のパッケージに切り替えようとしても、自社のやり方に合わない。合わせようとすると、カスタマイズの費用が大きくなる。その結果、Excelのまま使い続けている、というお話もよくうかがいます。
5．Officeがバージョンアップしたら、動かなくなった
Officeの更新や、パソコンの入れ替えのあとに、それまで動いていたマクロがエラーになることがあります。32bit版を前提に書かれたVBAが、64bit版でそのままでは動かない、というのが代表的な例です。
6．フォルダを移動すると動かない
ファイルの置き場所を変えたら、マクロが動かなくなった、ほかのファイルを読み込めなくなった。これは、マクロや数式の中に、フォルダの場所が直接書き込まれているときに起こります。共有フォルダの整理や、サーバーの入れ替えのときに表面化します。
7．バックアップが多すぎて、使いたいExcelが分からなくなった
「最新」「最新2」「コピー」「日付入り」。念のために残したファイルが増えすぎて、どれが正しいのか分からない。間違ったファイルに入力してしまい、あとで気づくこともあります。
改修で直せること
こうした困りごとの多くは、今のExcelを活かしたまま、改修で直せます。たとえば次のような作業です。
- 動かなくなったマクロ（VBA）の修正
- Officeの更新（64bit版など）に合わせた修正
- フォルダの場所に左右されない作りへの変更
- 転記の自動化（一度入力した内容を、ほかの書類へ反映する）
- 入力の画面やチェックの追加（入力ミスを防ぐ）
- 処理を速くする
- 仕組みの内容を資料に残す（引き継げるようにする）
マクロやVBAを新しく作ることもできます。
改修では足りないとき
Excelは便利ですが、得意でないこともあります。次のような場合は、改修だけでなく、仕組みの形を変えることも選択肢になります。
- 複数人が同時に入力する
- データの件数が増え、ファイルが重くなっている
- ファイルの数が増え、どれが正しいか分からなくなっている
- 社外や、ほかの拠点からも使いたい
この場合は、データをデータベース（AccessやSQL Serverなど）にまとめ、入力や帳票の部分だけExcelを残す、といった形にできます。必要なところだけWeb化する方法もあります。パッケージが自社の運用に合わないときは、今のExcelのやり方を活かして、必要な部分だけを作るほうが、費用を抑えられることもあります。
費用が決まる要素
Excelの改修の費用は、主に次の要素で決まります。
- マクロ（VBA）の量と、複雑さ
- 仕様書や説明の資料があるか
- 関係するファイルの数（ほかのExcelや、基幹システムとのやり取り）
- データの量
- 直したい内容がはっきりしているか
中身を見ないと正確な費用は出せないため、まずファイルを確認させていただくのが確実です。
依頼の前に準備しておくこと
次のものをそろえておくと、相談や見積りが早く進みます。全部がなくても、ご相談いただけます。
- 対象のExcelファイル一式（関係するファイルも含めて）
- 困っている操作の手順（何をすると、どうなるか）
- エラーが出る場合は、その画面の写真
- 使っているOfficeの種類とバージョン
- 使っている人数と、ファイルの置き場所（共有フォルダなど）
- 直したいこと、できるようにしたいことの箇条書き
仕様書や、作った人の引き継ぎ資料がなくても、ファイルを解析して、仕組みを調べることができます。
まずは、今の状態を知るところから
アイナレッジエンジニアリングでは、Excel・Accessの改修、マクロ（VBA）の修正、データベース化のご相談をお受けしています。「改修で直るのか」「作り直したほうがよいのか」が分からない段階でも構いません。
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参考・関連リンク
- 関連サービスAccess・Excel無料診断（2026年12月28日まで）
- 関連サービスAccess・Excel資産活用
株式会社アイナレッジエンジニアリング「現場の知見」編集長。CATV、官公庁・自治体、企業の業務システムの開発と保守の現場から、システムを見直す前に確かめたい観点をお届けします。
